徐州医学院后勤管理处

后勤文件

关于印发《徐州医科大学后勤管理处财务管理办法(修订)》的通知
发布日期:2016年10月28日 14时17分
徐医后〔 2016 〕4号
 
 
各科室、中心:
为贯彻落实依法治校要求,规范后勤管理处财务运行,进一步加强后勤财务预算、管理和监督,不断完善后勤经费内控机制,确保后勤工作依法、合规、有序推进。经处长办公会研究通过了《徐州医科大学后勤管理处财务管理办法(修订)》,现印发给你们,请遵照执行。
 附件1:徐州医科大学后勤管理处财务管理办法(修订)
                                                                              后勤管理处
                                                                            2016年10月28日
附件1
徐州医科大学后勤管理处财务管理办法(修订)
为贯彻落实依法治校要求,规范后勤管理处财务运行,进一步加强后勤财务预算、管理和监督,不断完善后勤经费内控机制,确保后勤工作依法、合规、有序推进,根据《预算法》、《高等学校财务制度》、《企业会计制度》及校计划财务处相关规章制度,并结合后勤管理处各职能科室或中心的工作实际,特制订本办法。
一、经费预算、立项审批和签字权限管理
1.经费预算
1.1 后勤预算遵循“量入为出、收支平衡;统筹兼顾、保障重点;全面预算、分项安排”的原则。
1.2经费主要来源为校拨后勤保障性经费,补充来源为后勤“应收尽收”有关资产使用费、管理费和能耗费。
1.3认真编制后勤收支预算。各职能科室及中心应在年末会同后勤财务部门,总结分析本年度预算执行情况,并提出次年收支预算,经处长办公会统筹和研究,报分管校领导同意后执行。
1.4执行预算计划及经费包干使用制度。后勤处财务科按业务需要设置项目代码,项目经费指标原则上不允许增加。有关科室及中心确实需要增加指标的,须按审批权限书面报请处领导签批;年终未使用完的,可结转至下年度继续使用。
 2.立项审批
 2.1  立项目的,主要为解决日常管理服务中非合同的有关项目。既有后勤处各科室及中心计划内项目,也有有关单位或部门书面提出的属于后勤处落实的项目。
 2.2立项审批权限,采取分级审批流程,处长、副处长及处长办公会在限额内审批。依次为:
     3000元以下立项,由后勤处分管领导审批;
     3000---5000元立项,由后勤处处长审批;
    500020000元立项,由后勤处处长办公会研究通过后立项,并形成会议纪要;
     20000元以上项目,后勤处处长办公会研究后报分管校领导审批立项。30万元以上项目(尤其预算外项目)应按照学校“三重一大”制度报校长办公会或党委常委会研究。
 3.签字权限
3.1经费报销执行层级审批方式。报销流程中须由经手人、验收人、处领导、校领导签批。
3.2 签字权限:5000元及以下由分管副处长签字后报处长审签,超出5000元的,报分管校领导签批。
二、经费分类使用管理
1.零星维修工程、绿化工程管理
  1.1金额低于5000元的零星维修、绿化工程,报销时须有处领导审批的书面报告、验收报告、决算书及正规发票。
 1.2金额5000——20000元的零星维修工程、绿化工程,须有书面报告,并经处长办公会研究批准后方可实施。工程完工后,须向审计处备案,并提供验收报告、相关合同、决算书及正规发票。
 1.3金额20000——100000元的零星维修工程、绿化工程,须有书面报告,并经分管校领导审批同意后方可施工。工程完工后,须经审计处审计,并提供验收报告、相关合同、决算书及正规发票。
 1.4 金额100000——300000元的零星维修工程、绿化工程,须经分管校领导审批同意后进入招标程序。工程完工后要有验收报告、相关合同、审计处的审计报告,决算书及正规发票。
 1.5金额超过300000元的零星维修工程、绿化工程,须校长办公会批准后进入招标程序。工程完工后要有验收报告、相关合同、审计处的审计报告,决算书及正规发票。
 1.6花卉、盆栽的大批采购或租用,须有合同及正规发票。
2.人员劳务费、加班费管理
    2.1人员劳务费
合同用工及小时工人员劳务费的发放按相关标准或办法执行。如需调整标准的,须由处长办公会研究后报分管校长批准。各科室或中心将出勤及考核情况及时报送至处办公室,由处办公室审核并编制发放表进行发放。
    2.2 加班费
因抢修、学校工作需要以及寒暑假期间必须加班的,应由处统一安排或由科室及中心报处领导同意后,落实加班并填写加班情况报告单。报告单须按实填报日期、内容和人员,报处办公室审核、汇总并编制发放表后,按规定签批发放。寒暑假加班费须经分管校领导审批后方可发放。
3.办公费、交通差旅费管理
   3.1各科室及中心根据实际工作需要,本着节俭实用原则购买办公用品,金额超过200元的应列明细或附小票并签名或签印。确实不能提供正规发票的,须提供相关原始票据,并注明原因。
3.2交通差旅费报销严格按照《徐州医学院差旅费管理办法》徐医(2014)164号文件执行,报销差旅费,须附出差审批单,未经审批的出差,不予报销。
4.保洁费、物业费管理
     保洁费、物业费按签订的招标中标合同有关条款执行,报销时必须有合同服务方正规发票,以及后勤处相关科室及中心的验收考核表等。
5.固定资产购置、入库和维修管理
 5.1后勤处所属科室及中心确因工作需要购置设备、家具等固定资产,经后勤处同意后报国资处统一购置。集中采购交由招标办组织采购;确需后勤处自行采购的,购买时须询价至少两家经销单位,处室相关采购人员不少于3人,并附具体的询价记录。询价记录主要含:询价单位名称,联系电话,当时询价价格。
5.2固定资产须经后勤处资产管理员按相关规定办理入库,报销时须提供发票及入库单。
5.3维修金额1000元以上的设备须询价两家以上维修单位并附具体的询价记录。询价记录主要含:询价单位名称,联系电话,当时询价价格。
6.存货管理
6.1存货是指后勤处在开展业务及其他活动过程中耗用或者为销售而储存的各种物资,包括材料、消耗物资和库存商品等。
6.2存货的采购必须按照学校制定的采购流程实施采购行为,并及时办理验收入库。对从农贸集市上采购物品要坚持两人以上(含两人)共同采购,对不能取得合法票据的(仅限于农副产品)可填写自制购物凭证。报销时须有原始票据、入库单,相关领导的签批意见;领用时,凭科室、中心负责人签批的出库单办理领用手续。
6.3月末仓库保管员要对存货进行清查盘点,与本期发出存货的出入库单进行核对,并填写存货盘点清查表,出库单与盘点表月末一并报财务进行会计核算。按照账实相符的原则,对于盘盈、盘亏、毁损以及报废的存货应当及时查明原因,并报处领导审查批准后作相应的账务处理。
7.应收款项管理
7.1应收款项主要包括:一是按照签约方合同条款应缴纳后勤财务的有关款项;二是校内各部门所欠培训中心餐费、住宿费等;三是后勤职工因公借款、周转金等。
7.2应收款项应在发生时间后1个月内,由当事方到后勤财务科办理清账手续。后勤财务科于每年年末及时汇总本年度应收账款,并通过各种途径通知当事方清缴。
7.3为严肃财经纪律,避免坏账呆账,按照“契约化管理”原则,涉及合同当事方的,严格按罚则条款执行;按照“精细化管理”原则,涉及处室和中心人员的,实行“谁经办,谁负责”,对逾期不清账者由校财务部门从本人工资中代扣。
8.非财政补助支出管理
8.1业务(公务)接待和工作餐安排与报销,严格按照学校有关报批流程执行。因应急抢修等需安排的校内工作餐,每人每餐标准不高于20元。业务(公务)接待和工作餐报销均须分管校领导签批并附业务接待审批表。
8.2职工福利、工会活动等费用的支出,须由处长签批后方可报销。
9.收入管理
各科室及中心收入类项目,如资产使用费、回收能耗费、工程管理费等应及时上缴后勤财务,严格执行“收支两条线”规定不得以任何理由私自留存、坐收坐支和资金挪用。
三、经济、服务合同管理
1.所有经济合同和服务合同,须以后勤管理处名义经处长办公会研究通过后(视情况报分管领导)签订。后勤管理处可授权有关科室及中心负责人负责相关流程性工作以及草签协议,正式合同须按校有关流程和合同管理规定签字并盖章后生效。
2.经济合同和服务合同条款中凡涉及财务收支的,合同副本均向财务科备案,结算时按财务审批流程和合同条款签字报销。
四、本财务管理办法(修订)由后勤管理处会同计划财务处集体研究讨论,报分管校领导批准后执行。本办法(修订)由计划财务处派驻后勤财务科负责解释。